Tous les ans, votre comptable déclare vos frais professionnels ou vos frais déductibles sur votre déclaration fiscale. La somme totale de ces frais professionnels est ensuite déduite du chiffre d’affaires de votre activité. Le chiffre d’affaires est la somme de toutes les factures que vous avez émises pendant l’année, même si vos clients ne vous ont pas encore payé.
Le résultat est votre revenu professionnel net, qui est votre revenu imposable. Plus vos revenus nets sont bas, moins vous payez d’impôts. C’est la raison pour laquelle il importe d’archiver soigneusement vos frais professionnels. Que vous soyez indépendant en personne physique ou en société, plus vous gérez intelligemment vos frais déductibles, moins vous payez d’impôts.
Mais quels frais sont à considérer comme frais professionnels, et sont-ils tous déductibles à 100 % ? Valérie Stenuit, du Guichet d’entreprises de Partena Professional à XX, vous présente un récapitulatif des frais déductibles les plus fréquents, que vous soyez indépendant en personne physique ou en société.
Que sont les frais professionnels ?
Les frais professionnels sont bien sûr liés à votre activité d’indépendant. Vous ne pouvez pas déclarer de frais personnels. Mais que se passe-t-il en cas de frais mixtes, tels que l’emprunt de votre maison qui abrite également votre bureau ? Vous ne pouvez en déclarer qu’une partie à titre de frais professionnels. Le même principe s’applique aux frais de bureau, notamment internet, le téléphone, l’électricité, le chauffage, etc.
Vous devez être à même de justifier l’authenticité de chaque dépense au moyen d’une facture, d’une souche TVA, d’une note de frais ou d’un reçu. Archivez soigneusement ces preuves. Officiellement, vous devez les conserver pendant sept ans. Les dépenses sont nécessaires pour l’exercice de votre activité. Elles contribuent à ce que votre affaire tourne. Citons à titre d’exemple l’achat d’un ordinateur, un dîner avec un client, votre matériel de bureau, etc.
Les frais doivent être payés dans l’année au cours de laquelle vous les déduisez de vos impôts. Prenons un exemple : vous avez acheté un ordinateur fin 2016, mais ne l’avez reçu, ainsi que la facture, qu’en 2017 ? Cette dépense peut alors être déclarée en 2017, et non plus en 2016.
Exemples de frais déductibles à 100 %
De nombreux frais sont déductibles à 100 %. Et c’est une bonne nouvelle. Ils représentent un investissement dans votre activité et dans votre avenir. Voici quelques exemples :
* Les frais professionnels d’établissement tels que les intérêts sur votre emprunt, le loyer, les frais de chauffage et d’électricité, l’aménagement d’un parking, etc. sont déductibles s’ils sont nécessaires à l’exercice de votre activité indépendante. S’agissant des bâtiments mixtes – comme votre habitation, le cas échéant – il est établi une proportion entre affectation « professionnelle » et « privée ». Cette proportion est ensuite appliquée à tous les frais d’établissement.
* La garantie locative ne peut être déduite que si elle a servi à payer un arriéré de loyer ou un dégât locatif.
* Les travaux effectués au bâtiment ou à la partie bureau de votre habitation ne peuvent être déclarés que s’ils génèrent une plus-value.
* Les fournitures de bureau, les frais postaux et les coûts liés au téléphone et à internet sont des dépenses déductibles à déclarer, que vous soyez indépendant en personne physique ou en société.
* Les cotisations sociales que vous payez chaque trimestre sont déductibles à 100 %.
* Avez-vous contracté, en qualité d’indépendant, une assurance de revenu garanti ou un contrat de pension libre complémentaire (PLCI), ou encore, en qualité de société, un engagement individuel de pension (EIP) ? Non seulement ces frais sont déductibles à 100 %, mais ils vous garantissent aussi une certaine sécurité. Maintenant et plus tard.
* Les services d’un bon comptable sont très précieux et la dépense engagée à cet effet est également déductible. Le financement de votre voiture (leasing, location ou intérêts sur votre emprunt-voiture) est déductible à 100 %. Votre voiture est par ailleurs à amortir sur plusieurs années – voir les investissements importants.
* La littérature spécialisée, les mallettes et les vêtements de travail peuvent être déclarés en totalité. Attention : les vêtements de travail ne peuvent être portés que lors de l’exécution de votre activité – ce sera par exemple un uniforme ou une salopette. Pouvez-vous porter ce vêtement également en dehors de votre entreprise ? Oui, pour autant que votre logo y soit apposé.
* Les frais de parking que vous payez pour vos clients, fournisseurs ou membres de votre personnel sont déductibles à 100 %, alors que vos propres frais de parking sont déductibles à 75 %.
* Les frais de voyage d’affaires effectués avec les transports publics, le taxi ou l’avion. Soutenez-vous des initiatives via le sponsoring incluant de la publicité ? Les frais engagés pour ce faire peuvent être déclarés en totalité.
Exemples de frais partiellement déductibles
Certains frais ne peuvent être déclarés que partiellement, parce qu'ils ne sont pas nécessaires à la bonne exécution de votre activité d’indépendant, ou parce que vous en tirez également un bénéfice à titre personnel. Voici quelques exemples :
* Les frais de restaurant sont déductibles à 69 %. Même si un repas pris avec un client est sans nul doute favorable à la relation professionnelle, cette dépense ne peut pas être déclarée en totalité.
* Les frais de représentation sont déductibles à 50 %. Sous ce poste figurent les réceptions que vous organisez, ainsi que les cadeaux offerts à vos relations.
* Les billets d’entrée à des congrès et des séminaires, ainsi les frais de voyage et de séjour sont déductibles à 80 %.
* La publicité pour votre activité dans la presse écrite ou en ligne est déductible à 50 %.
* Le carburant de votre voiture d’entreprise est déductible à 75 %, parce que vous utilisez également votre voiture à titre privé. Vous n’avez pas de bureau à la maison, et
vous faites tous les jours le déplacement vers votre travail en voiture ? Dans ce cas, vous pouvez déduire 0,15 euro par kilomètre.
* Les frais liés à la voiture, tels que l’entretien, les réparations, le contrôle technique, le carwash, l’assurance, la taxe de circulation, les frais de parking (SMS ou non), le dépannage, etc. sont déductibles à 75 % pour un indépendant en personne physique. Vous avez une société ? Dans ce cas, la déductibilité des frais de voiture varie de 50 à 100 %. Le pourcentage exact dépend du taux d’émission de CO2 de votre voiture d’entreprise. En revanche, les amendes ne sont jamais déductibles.
Amortissement des investissements importants
Les investissements importants (bâtiment, ordinateur, voiture d’entreprise, mobilier de bureau ou aménagement du bâtiment) sont à amortir sur plusieurs années. Vous n’inscrirez donc pas le montant total de l’achat comme dépense professionnelle unique.
Un ordinateur, par exemple, est généralement amorti sur trois ans, et une voiture d’entreprise sur cinq ans. En d’autres termes, pour votre ordinateur, vous déduirez chaque année pendant trois ans un tiers du montant de l’achat.
Votre bureau se situe dans votre habitation ? Dans ce cas, vous pouvez amortir votre habitation dans la proportion correspondante. Cela peut s’avérer défavorable en cas de vente ultérieure, mais au moment même, vous bénéficiez d’un avantage fiscal certain. Vous avez acheté votre habitation avec votre partenaire ? Dans ce cas, seule votre part peut être amortie. Informez-vous bien auprès de votre comptable des conséquences et des possibilités que présente le fait d’inscrire votre habitation privée dans vos frais professionnels.
Frais professionnels forfaitaires pour les professions libérales
Si vous possédez une société et que vous exercez une profession libérale, vous pouvez opter pour des frais professionnels forfaitaires. Dans ce cas, vous ne devez pas conserver de souches TVA, ni de preuves d’achat. Le montant de la déduction forfaitaire est déterminé par un pourcentage de votre chiffre d’affaires, déduction faite de vos cotisations sociales. Plus votre chiffre d’affaires est élevé, plus le pourcentage est faible.
Le concept de frais professionnels forfaitaires semble facile et attrayant. Nombre d’indépendants en société optent néanmoins pour le système des frais déductibles, souvent supérieurs et, par conséquent, plus intéressants.
Fiez-vous à un bon comptable
Tous les frais professionnels peuvent être récupérés en tout ou en partie, mais restez réaliste. Vous ne voulez pas que le fisc, dont les contrôles sont toujours plus rigoureux, rejette vos dépenses, avec des surprises désagréables à la clé. Vous doutez d’une dépense ou de la déductibilité d’une dépense ? Consultez toujours votre comptable avant d’effectuer votre achat. Un bon comptable connaît bien votre activité et vous conseillera pro-activement pour que vos dépenses restent intelligentes et avantageuse.