Information sur votre nouvelle obligation de créer et tenir à jour un registre centralisé des « bénéficiaires effectifs »
En vertu des dispositions légales suivantes : loi du 18 septembre 2017 – des articles 14/1 et 14/2 du C.Soc. et des articles 58/11 et 58/12 de la loi de 1921 sur les ASBL, de l’A.R. du 30 juillet 2018, et de notre obligation de due information professionnelle, nous tenons à vous informer dès la date de la présente lettre de votre obligation en tant que mandataire interne de la société/association de remplir le Registre UBO.
1.- En quoi consiste le régistre UBO (pour Ultimate Bénéficial Owner »)
Il s’agit d’un registre centralisé des bénéficiaires effectifs des sociétés/asbl/fondations/trust et fiducies et « autres constructions juridiques similaires ».
Ce registre est centralisé au sein de l’administration de la Trésorerie (Finances) via le portail MyMinFin ou MyMinfin Pro – dans la partie « Applications ». Vous pouvez y accéder via votre carte d’identité électronique et votre ID. personnel.
2.- Quels sont les bénéficiaires effectifs de votre société ou association ?
Il s’agit de la ou des personnes physiques qui, en dernier ressort, possèdent ou contrôlent votre société/association constituée en Belgique, le(s) mandataire(s) de votre société/association, cad vous comme administrateur/gérant ou encore le bénéficiaire des contrats d’assurance-vie si vous en avez souscrit.
Vous êtes « bénéficiaire effectif » si vous possédez directement ou indirectement plus de 25 % des droits de vote dans votre société/association ou, si on ne parvient pas à identifier la ou les personnes qui contrôlent votre société, c’est le dirigeant principal qui est visé.
3.- Vos obligations en tant que représentant légal de votre société/association
Il vous revient dès à présent et au plus tard le 31 mars 2019 :
• D’établir des procédures internes afin de faciliter la collecte des informations demandées et la communication des éventuels changements y afférents dans le mois du changement ;
• D’identifier les bénéficiaires effectifs, de rassembler les documents attestant de la véracité des informations communiquées (copie de la carte d’identité, registre des actionnaires, statuts de la société …) • De désigner au sein de votre société/association le représentant légal ou le mandataire interne (éventuellement externe) qui sera chargé de fournir ces informations à l’Administration.
4.- Sanctions
En vertu de l’article 14/2 du Code des sociétés, « seront punis d’une amende de 50 euros à 5.000 euros », les administrateurs qui omettent :
• de recueillir et conserver des informations adéquates, exactes et actuelles sur qui sont leurs bénéficiaires effectifs, ainsi que les données détaillées sur les intérêts économiques détenus par les bénéficiaires économiques; • De transmettre, dans le mois, à partir du moment où les informations relatives aux bénéficiaires effectifs sont connues ou modifiées, et par voie électronique, les données concernant les bénéficiaires effectifs au registre UBO.
Ces amendes sont infligées aux administrateurs, et, le cas échéant, à un ou plusieurs membres de l’organe légal des redevables d’information, leur comité de direction, ainsi qu’aux personnes qui, en l’absence de comité de direction, participent à leur direction effective.
Cette formalité administrative supplémentaire mais imposée légalement peut être confiée à un prestataire de services externe (banque, notaire, avocat ou professionnel du chiffre).
Comme mandataire éventuel, nous vous informons que cette mission ne ressort pas de notre mission actuelle.
Par contre, il nous revient de vous informer en temps utile de votre obligation nouvelle.